Účtovný prípad: čo to je, čo ním nie je a kedy nastáva

Účtovný prípad je každá hospodárska operácia, ktorá reálne mení stav majetku, záväzkov, vlastného imania, nákladov alebo výnosov firmy a musí byť zaznamenaná v účtovníctve na základe účtovného dokladu. Nie každá udalosť vo firme je automaticky účtovným prípadom – musí reálne meniť finančnú situáciu podniku. Sľuby, zámery a plány účtovnými prípadmi nie sú.

Čo je a čo nie je účtovný prípad

Toto SÚ účtovné prípady:

• Nákup kancelárskeho papiera za 30 € – mení sa stav pokladnice a vzniká náklad
• Vystavenie faktúry za službu 500 € – vzniká pohľadávka a výnos (tržba)
• Mesačný odpis stroja 200 € – znižuje sa hodnota majetku a zvyšujú sa náklady
• Platba nájomného 800 € z bankového účtu – úbytok peňazí, vzniká náklad na nájom
• Prijatie zálohy od zákazníka 1 000 € – prírastok na účte, zároveň záväzok dodať tovar/službu
• Kurzový rozdiel k 31. 12. – zmena hodnoty záväzku v cudzej mene, aj bez pohybu peňazí

Toto NIE SÚ účtovné prípady:

• Podpísanie zmluvy o budúcej zmluve – účtovným prípadom bude až jej reálne plnenie
• Odoslanie cenovej ponuky zákazníkovi – je to obchodná, nie účtovná operácia
• Rezervácia hotela na pracovnú cestu – prípad nastane až platbou za ubytovanie
• Prijatie objednávky od zákazníka – prípad nastane dodaním tovaru alebo vystavením faktúry
• Plánovanie firemného rozpočtu – ide o plán, nie o skutočnosť

Kľúčové pravidlo: musí dôjsť k reálnej zmene vo financiách alebo majetku firmy.

Štyri podmienky každého účtovného prípadu

1. Preukázateľnosť – musí existovať vierohodný účtovný doklad (faktúra, pokladničný blok, bankový výpis, interný doklad). Bez dokladu nie je možné prípad zaúčtovať.

2. Ocenenie – hodnota musí byť vyjadriteľná v peňažných jednotkách (eurách). V analytickej evidencii je možné použiť aj jednotky množstva (kg, m, l).

3. Vecná príslušnosť – musí sa týkať hospodárskej činnosti firmy, nie súkromného života podnikateľa alebo zamestnancov. Súkromný nákup zaplatený firemnou kartou nie je nákladom firmy – je to pohľadávka voči osobe, ktorá nákup vykonala.

4. Časová príslušnosť – musí byť zaúčtovaný do obdobia, s ktorým časovo a vecne súvisí (akruálny princíp). Nie do obdobia, kedy boli peniaze zaplatené alebo prijaté.

Kedy presne účtovný prípad nastáva – deň uskutočnenia

Zákon o účtovníctve pracuje s pojmom deň uskutočnenia účtovného prípadu – a ten nie je vždy rovnaký ako dátum vystavenia faktúry. Správne určenie tohto dňa rozhoduje o tom, do ktorého účtovného obdobia prípad patrí.

Niekoľko príkladov:

• Vystavenie faktúry za dodaný tovar – deň dodania tovaru (nie vystavenia faktúry, ak sa líšia)
• Prijatie platby na účet – deň, keď banka pripísala platbu
• Pracovná cesta – deň jej ukončenia (nie začiatku)
• Odpis majetku – posledný deň príslušného mesiaca
• Kurzový rozdiel – deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka

Ak prípad nastane v decembri, musí byť zaúčtovaný do decembra – aj keď faktúra príde v januári alebo platba prebehne až v januári.

Závierkové účtovné prípady – osobitná kategória

Väčšina účtovných prípadov vzniká priebežne počas roka. Existuje však špeciálna skupina prípadov, ku ktorým dochádza výlučne ku dňu zostavenia účtovnej závierky (zvyčajne 31. 12.). Nazývajú sa závierkové účtovné prípady.

Medzi závierkové prípady patria:

• časové rozlíšenie nákladov a výnosov – napr. predplatné, nájom zaplatený vopred
• kurzové rozdiely – prepočet majetku a záväzkov v cudzej mene aktuálnym kurzom ECB/NBS
• odpisy dlhodobého majetku za posledný mesiac obdobia
• tvorba opravných položiek k pohľadávkam alebo majetku
• tvorba rezerv – napr. na nevyčerpanú dovolenku, na záručné opravy
• nevyfakturované dodávky – keď bol tovar/služba prijatá, ale faktúra ešte neprišla

Závierkové prípady sú podmienkou pre uzatvorenie účtovných kníh a zostavenie závierky.

Päť najčastejších účtovných prípadov v každej firme

Úhrada faktúry od dodávateľa – z bankového účtu odídu peniaze, zanikne záväzok. Účtovanie: MD 321 – Dodávatelia / D 221 – Bankový účet

Nákup materiálu za hotovosť – z pokladnice ubudnú peniaze, vznikne náklad. Účtovanie: MD 501 – Spotreba materiálu / D 211 – Pokladnica

Vystavenie faktúry odberateľovi – vznikne pohľadávka a výnos (tržba). Účtovanie: MD 311 – Odberatelia / D 602 – Tržby z predaja služieb

Výplata mzdy zamestnancovi – z účtu odíde čistá mzda, vyrovná sa záväzok voči zamestnancovi. Účtovanie: MD 331 – Zamestnanci / D 221 – Bankový účet

Mesačný odpis stroja – postupne sa znižuje hodnota majetku, vzniká odpisový náklad. Účtovanie: MD 551 – Odpisy / D 082 – Oprávky k samostatným hnuteľným veciam

Kedy musí byť prípad zaúčtovaný

Zákon vyžaduje priebežné účtovanie bez zbytočného odkladu po vzniku účtovného prípadu. Opakujúce sa prípady – napríklad mesačné odpisy alebo zmena stavu zásob vlastnej výroby – sa zaúčtovávajú raz za kalendárny mesiac.

Oneskorené zaúčtovanie (napr. „zabudnutá“ faktúra) vedie k nesprávnemu výsledku hospodárenia a chybnej súvahe. Pri daňovej kontrole môže spôsobiť dorubenie dane a pokutu.

Zberný účtovný doklad

Pre drobné, opakujúce sa prípady rovnakého druhu (napr. výdajky materiálu zo skladu počas dňa) je možné vystaviť zberný účtovný doklad – jeden súhrnný doklad za viacero drobných prípadov. Zjednodušuje evidenciu bez toho, aby sa porušila zásada dokladovosti.

Účtovný prípad a jeho najbližší príbuzní

Účtovný doklad – dôkaz o tom, že prípad nastal; bez neho nemožno zaúčtovať

Účtovný zápis – technické prevedenie zaúčtovania na príslušné účty (MD/D); konkrétna výrazová forma vecnej podstaty každého prípadu

Predkontácia – určenie účtov (Má dať / Dal), na ktorých sa bude prípad účtovať

Účtovné knihy – denník a hlavná kniha, kam sa prípady zapisujú; v denníku chronologicky, v hlavnej knihe systematicky podľa účtov

Naučte sa správne účtovať prípad za prípadom

Vedieť určiť, čo je účtovný prípad, správne ho oceniť, priradiť mu správne účty a zaúčtovať do správneho obdobia – to sú základné zručnosti každej účtovníčky. V kurzoch na Lerne prechádzate stovky reálnych prípadov priamo v programoch Omega a Alfa Plus od KROS.

Pozrieť kurzy účtovníctva na Lerne →

Legislatívny základ: Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 2 ods. 2 (predmet účtovníctva), § 3 (akruálny princíp – časová a vecná súvislosť), § 11 ods. 2 (priebežné zaúčtovanie) | Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92 (Postupy účtovania), § 2a (závierkové účtovné prípady)